Konzultáció
Szolgáltatás időtartama: egyedi megállapodás alapján
Mi is valójában a projekttervezés?
A projektmenedzsment intenzív ágazatok szereplői között is sokan úgy gondolják, hogy a pro- jekttervet csak egy projekt ütemezésnek – feladatok, dátumok listája és megmondják mikor, mit kell tenni – kell tekinteni: valójában ennél többről van szó. Az ütemterv természetesen a projektterv része, de nem az egyetlen.
A projekttervezésben résztvevők, amit a projekt sikeres megvalósításához szükséges, meg kell tegyenek. A projekttervezés a teljes folyamatot jelenti, ami a projektcélok meghatározásával (a szükséges lépéseket is beleértve) kezdődik, az elvégzendő feladatok teljesítési körének meghatározását követően kidolgozásra kerül az elvégzendő feladatlista.
A projekttervezés tevékenységei a projektektől függően nagyon változatosak, mindig meg kell vizsgálni, hogy milyen feladatok teljesítésével érhető el a projektcél. A projekt tervezés ke- retében nagy részben azon kell gondolkodni, hogyan és mit kell tenni az összes feladat telje- sítése érdekében, mindezt lehetőleg egy struktúrában. A struktúra alatt a vezetés és a meg- valósítás teljes folyamatát és a zökkenőmentes megvalósítást értjük. Ilyenek lehetnek, mint a változások kezelése, a költségek ellenőrzése, a minőségre vonatkozó intézkedések stb.
A projekttervezés eredménye, egy projektterv, ami egy olyan dokumentum – esetleg doku- mentumcsomag – amely megmagyarázza, hogy mit kell majd csinálni, és hogyan kell majd csinálni.
Miért van szükség egy projekttervre?
A projekttervezés fázisai már a projekt kezdetén megjelennek. A kezdeti szakaszt követően, ami eddig teljesítésre került egy jóváhagyásra van szükség, meg kell határozni a kiindulási alapokat – pld. a projektmenedzser kinevezése – hogy kikkel fogják a projektet sikeresen megvalósítani.
Úgy kell kezdeni tervezést, hogy azáltal később időt tudjunk megtakarítani. A tapasztalatok szerint akkor jó egy projektterv, ha nem kell aggódni a teljesítési dátumokat illetően, hiszen a határidőket is megfelelően terveztük meg. Nem kell aggódni amiatt, hogy aki kell fizetni a számlákat, mert megfelelően terveztük a pénzügyi folyamatokat. Nem kell továbbá aggódni a minőségi elvárások tekintetében sem, hiszen mindenki pontosan tudja és érti a minőségre vo- natkozó intézkedéseket is. Meg kell határozni a mindenki által követendő folyamatokat, így később sok problémát el lehet kerülni.
A tervezés egyszerűsíti az eljárást
A projektterv valóban nagyon hasznos a projektben az elő- rehaladás nyomon követéséhez. A projektterv kell legyen a kiindulópont, ahova vissza lehet térni, ellenőrizni lehet az adatokat, a nyilatkozatokat, össze lehet hasonlítani a terve- zett és a valóban teljesítendő, vagy a teljesített tevékeny- ségeket. Ez mind a valóság egyfajta ellenőrzését teszi lehe- tővé, aminek keretében megváltoztatható a megvalósítás menetirány is, annak érdekében, hogy a projekt a helyes, a megvalósítási pályára kerüljön.
Mennyi ideig tart a projekttervezés?
Egy projektben a projekttervezés időtartamát nehezen lehet megbecsülni. A legjobb módszer lehet, ha más hasonló projektek a tervezésében más volt tapasztalatunk. Könnyebb a helyzet, ha egy megfelelő projektmenedzsmentet támogató technológiai megoldást is használtunk, a- melyben archiválásra kerültek a korábbi projektek és valamennyi projekt résztvevő számára ma is elérhetőek az adatok, ezt követően meg lehet keresni a hasonló korábbi projekteket és a részletes ütemterveket.
Mennyi ideig tart a projekttervezés?
Egy projektben a projekttervezés időtartamát nehezen lehet megbecsülni. A legjobb módszer lehet, ha más hasonló projektek a tervezésében más volt tapasztalatunk. Könnyebb a helyzet, ha egy megfelelő projektmenedzsmentet támogató technológiai megoldást is használtunk, a- melyben archiválásra kerültek a korábbi projektek és valamennyi projekt résztvevő számára ma is elérhetőek az adatok, ezt követően meg lehet keresni a hasonló korábbi projekteket és a részletes ütemterveket.
A projekttervezés eszközei
A projekttervezés a projekt célról és a megvalósítás módjáról szól, a tapasztalatok szerint eb- be a folyamatba sok személyt kell bevonni. Érdemes felkutatni a korábbi jegyzeteket, doku- mentumokat, hihetetlenül hasznosak lehetnek, hogy a projektterv összeállításához szükséges ismeretet, adatokat. A projekttervet, mint dokumentumot egy közös helyen kell tárolni, min- den projektben résztvevő számára elérhetővé kell tenni.
Következő lépések a projekttervezéshez
Áttekintettük a projektvezetés tartalmát és célját, miért kell az egyes feladatokat elvégezni. Tegyük fel, hogy már ismert mi a projekt célja – mit fog elérni – és egyértelmű, hogy a pro- jektmenedzsernek mekkora hatalma van a projekt elindításakor. A legfontosabb, hogy nem szabad siettetni a projekttervezést. A projektek elkészítéséhez megfelelő időre van szükség. Érdemesebb rendesen megcsinálni, mert ellenkező esetben sorozatosan jelenhetnek meg a problémák, az emberek sokszor nem látják, hogy adott helyzetben mit és miért kell tenni.
Az igazán jó projektterv által érhető el nagy biztonsággal a projekt sikere. Ezáltal biztosítha- tó, hogy ismert legyen a projekt összes folyamata, ismertek legyenek az eszközök és a közö- sen kialakított rendszer, ami elvezet a tökéletes eredmény elérése érdekében.
A projekttervezés támogatás keretében az alábbiakat tartjuk fontosnak (a teljesség igénye nélkül):
-
időterv, erőforrásterv, kommunikációs, adminisztrációs, kockázatkezelési és minőségbiztosítási terv elkészítésében aktív részvétel
-
projektszervezet feladatainak meghatározása az ügyfél szervezetében
-
projekt funkció hordozók meghatározása
-
projektterv megtervezésének támogatása
-
kompetencia és felellősségi körök behatárolása, projekt szervezeti struktúra
-
feladat lebontási struktúra (WBS) kialakítása, vállalati lebontási struktőra (EBS)
-
projekt kockázatok beazonosítása
-
projekt minőségbiztosítási eljárások meghatározása
-
projekt előrehaladás kezelésének kialakítása
-
projekt terv- tény elemzések elkészítésének támogatása
-
projektterv jóváhagyásának előkészítése
A konzultáció célkitűzései:
-
Egy adott projektben jelentkező projekttervezési tevékenység hatékony, megfelelő techno- lógiai megoldásokkal történő támogatása.
-
Egy projektben folyamatosan keletkeznek az adatok, azokat egységes struktúrában kell tudni kezelni, mert különben nem lehet a döntéseket előkészíteni, nem lehet a projekt terjedelem, a határidők és költségek alakulását kezelni és ellenőrizni.
Előfeltételek: a konzultációban résztvevők egy/több projektben és annak környezetében dolgoznak, meg kell érteniük, hogyan tud a projekttervezés és az adminisztráció hatékonyan a projekt sikeres megvalósítása érdekében együtt dolgozni.
Konzultáció partnerek: projektmenedzserek, projekttervezésben résztvevők, cégvezetők, stb.
Megcélzott szerepkörök: projekt tervező, projektmenedzser, cégvezetők, stb.
MEGJEGYZÉS: egyedi konzultáció, a megbízó tevékenységéhez bizonyos fokig kötődő támogatás. A projekt tervezés támogatás konzultáció nem helyettesíti az ügyfél szervezet készségfejlesztő egyedi képzését, oktatását.