Konzultáció
Projekt tervezés konzultáció
Szolgáltatás időtartama: egyedi megállapodás alapján
Mi is valójában a projekttervezés ?
A projektmenedzsment intenzív ágazatok szereplői között is sokan úgy gondolják, hogy a projekttervet csak egy projekt ütemezésnek – feladatok, dátumok listája és megmondják mikor, mit kell tenni – kell tekinteni: valójában ennél többről van szó. Az ütemterv természetesen a projektterv része, de nem az egyetlen.
A projekttervezésben résztvevők, amit a projekt sikeres megvalósításához szükséges, meg kell tegyenek. A projekttervezés a teljes folyamatot jelenti, ami a projektcélok meghatározásával (a szükséges lépéseket is beleértve) kezdődik, az elvégzendő feladatok teljesítési körének meghatározását követően kidolgozásra kerül az elvégzendő feladatlista.
A projekttervezés tevékenységei a projektektől függően nagyon változatosak, mindig meg kell vizsgálni, hogy milyen feladatok teljesítésével érhető el a projektcél. A projekt tervezés keretében nagy részben azon kell gondolkodni, hogyan és mit kell tenni az összes feladat teljesítése érdekében, mindezt lehetőleg egy struktúrában. A struktúra alatt a vezetés és a megvalósítás teljes folyamatát és a zökkenőmentes megvalósítást értjük. Ilyenek lehetnek, mint a változások kezelése, a költségek ellenőrzése, a minőségre vonatkozó intézkedések stb.
A projekttervezés eredménye, egy projektterv, ami egy olyan dokumentum – esetleg dokumentumcsomag – amely megmagyarázza, hogy mit kell majd csinálni, és hogyan kell majd csinálni.
Miért van szükség egy projekttervre?
A projekttervezés fázisai már a projekt kezdetén megjelennek. A kezdeti szakaszt követően, ami eddig teljesítésre került egy jóváhagyásra van szükség, meg kell határozni a kiindulási alapokat – pld. a projektmenedzser kinevezése – hogy kikkel fogják a projektet sikeresen megvalósítani.
Úgy kell kezdeni tervezést, hogy azáltal később időt tudjunk megtakarítani. A tapasztalatok szerint akkor jó egy projektterv, ha nem kell aggódni a teljesítési dátumokat illetően, hiszen a határidőket is megfelelően terveztük meg. Nem kell aggódni amiatt, hogy aki kell fizetni a számlákat, mert megfelelően terveztük a pénzügyi folyamatokat. Nem kell továbbá aggódni a minőségi elvárások tekintetében sem, hiszen mindenki pontosan tudja és érti a minőségre vonatkozó intézkedéseket is. Meg kell határozni a mindenki által követendő folyamatokat, így később sok problémát el lehet kerülni.
További információkért kérje tájékoztatónkat!
Rövid regisztrációt követően e-mailben küldjük.
Projekt adminisztráció konzultáció
Szolgáltatás időtartama: egyedi megállapodás alapján
Projekt adminisztráció
A projekt adminisztráció funkciója a projekttámogató vezetők, a vállalatvezetők és a projekt csapatok tagok támogatása, így egy projekten belüli működési kereteket lehet biztosítani számukra. Ezen működési keret jellemzően tartalmazza a folyamatokat, a szabványokat, a minőségre vonatkozó előírásokat és az egyedi képzést. A projekt adminisztrációban résztvevők rendszerint alapos tudással rendelkező tapasztalt szakemberek, akik elfogadják és megértik, hogyan lehet a projekteket sikeresen teljesíteni.
A projekt adminisztrációnak különös a jelentősége néhány nagyobb projekt, illetve sok kisebb projekt esetében, az ilyen esetekben jelentős mennyiségű a projekt dokumentáció, a formális kommunikáció pld. projekttalálkozók száma. A projekt adminisztráció szerepe, hogy koordinálja a projekt erőforrásait, például az embereket, az információkat a tárgyalásokhoz, az egyeztetésekhez a szükséges körülményeket, berendezéseket. A projekt adminisztrátori funkcióban a munkatársak jellemzően a következő feladatokért felelősek:
- biztosítják, hogy a projektek a szervezeti követelményeknek megfelelően működjenek,
- tanácsadást nyújtanak a projektcsapat tagjai részére,
- fenntartják és integrálják a projektterveket,
- nyomonkövetik a projekt általános előrehaladását és elkészítik a jelentéseket,
- résztvesznek a projekt költségvetés igazgatásában,
- projekt csoportoknak, mint emberi erőforrásoknak a tervezése és ütemezése,
- az erőforrás-felhasználás nyomon követése,
- minőségi felülvizsgálatok elvégzése,
- a projektdokumentációs könyvtár létrehozása és fenntartása.
A projekt adminisztráció szerepe
A projekt adminisztráció elsődleges feladata, hogy adminisztratív támogatást nyújtson a projektmenedzser és a projekt csapat tagjai részére, ugyanis a projekteknek megfelelően képzett, elkötelezett és professzionális vezetőkre és megfelelő gyakorlattal rendelkező munkatársakra van szükségük. Az adminisztrátornak meg kell értenie a projektmenedzserek alapelveit, kéréseit. A vállalatok gyakran úgy gondolják, hogy ez egy felesleges, vagy/és költséges kiegészítés, valójában a projekt adminisztrátor meghatározó módon szolgálhatja a projekt sikerét, a projekt tagok közötti kommunikációt és egyéb a projek-tekkel kapcsolatos folyamatokat.
További információkért kérje tájékoztatónkat!
Rövid regisztrációt követően e-mailben küldjük.
Projekt aktualizálás, támogatás, konzultáció
Projekt aktualizálás
Egy projektmenedzser számára az egyik legfontosabb a projektekben résztvevő team tagok közötti hatékony kommunikáció, alapvető elvárás a megfelelő egymásközötti e-mail alapú kommunikáció megfelelő informatikai struktúrával történő biztosítása. Ezek szolgálják a kommunikáció következetes formáját, emlékeztetnek a prioritásokra, a jövőbeli esedékességekre és gyors áttekintést nyújtanak a projektekben a teljesített, a folyamatban lévő és a tervezett tételekről. A projektekben résztvevők számára szervezett aktuális és releváns e-mail szolgáltatás ugyanolyan fontos, mint a gazdag tartalmakat jelentő dokumentumok pld. webhelyeken történő biztosítása. Ezek együtt segítik az együttműködő partnerek közötti bizalom kiépítését.
Egységes gyakoriság
Előre meg kell tudni határozni a különböző e-mail küldések gyakoriságát és erről értesíteni kell az érintetteket. A projektben résztvevők számára ez nem csak a kommunikáció formája szempontjából fontos, de az érintettek következetesen felelősséget kell vállaljanak azért, amit leírtak. Az e-mailek gyakorsiága a projekt folyamán változhat a projekt szakaszoktól függően, ezért bizonyos rugalmasságra fel kell készülni.
További információkért kérje tájékoztatónkat!
Rövid regisztrációt követően e-mailben küldjük.
Projekt dokumentálás, támogatás, konzultáció
Projekt dokumentálás
A projektmenedzsment intenzív szervezetben egy tipikus projekt életciklusa során a projektmenedzser sokféle különböző típusú dokumentumot kell tudjon előállítson, a projekt tervezés, nyomon követés és jelentéskészítés megkönnyítése érdekében. A dokumentumok a tartalmi jellegük alapján sokfélék lehetnek, úgymint (a teljesség igénye nélkül):
- megvalósíthatósági tanulmányok,
- erőforrás tervek,
- pénzügyi tervek,
- projektterv dokumentumok,
- szállítói szerződések, szállítói teljesítések utáni igazolások és felülvizsgálatok,
- változási kérelem nyomtatványok,
- projekt állapotjelentések.
Az a tény eredményezheti a projekt sikerét, ha a projektvezetők irányítják a projektek megvalósítása során a dokumentumok előállításának folyamatát, ellenkező esetben a szűk keresztmetszet hajtóereje lehet, ami gyakran kétségessé teszi a projekt megvalósítását, mert a dokumentumok nem felelnek meg idősoroknak, a költségvetésnek és az érvényességnek.
Már a projekttervezés során is azzal kell számolni, hogy elsődleges feladat és a váratlan események kezelése. A projekttervezési koncepció természeténél fogva a váratlan események mérséklését és kezelését is kell szolgálja. A tapasztalatok szerint a tervezési folyamat részeként a projektvezetők többsége elfogadja, hogy az összes érdekelt fél számára, a projekt dokumentumok kezelése központi jelentőségű, a stratégiai tervezés, az előrehaladás, az állapotfrissítések hatékony kommunikációja szempontjából. Ennél is fontosabb, hogy a projektdokumentum kezelésének módja sok esetben meghatározhatja a projektmenedzser tevékenységének hatékonyságát a váratlan eseményekre való reagálás képességek tekintetében.
További információkért kérje tájékoztatónkat!
Rövid regisztrációt követően e-mailben küldjük.
Projekt koordináció, támogatás, konzultáció
A projektmenedzsment és a projektkoordináció közötti különbség
A projekt olyan feladatok egy csoportja, amelyeket egy meghatározott cél elérése érdekében kell teljesíteni. A projektkoordináció magában foglalja a projekt napi működésének kezelését, biztosítani kell, hogy az erőforrások tudatában legyenek azon határidőkkel és feladatokkal, amelyekért pld. az értekezleti jegyzőkönyvek alapján felelősek. A projekt koordinátora szorosan együttműködik egy projektmenedzserrel, és tisztában van egy projekt céljával.
A projekt koordinátor szerepe a projektmenedzsment területén több belépő szintű szerepkörként is megjelenthet. Változatlanul a projektmenedzser felelős a projekt sikerességéért vagy sikertelenségéért, eközben a projekt koordinátor több adminisztratív feladatot kezel. A projektkoordinátort néha projektvezetőnek is nevezik. Lehet olyan projekt, ahol a projektkoordinátori szerepek kiterjedtebb felelősséggel bírnak.
A szervezeti felépítés hatása a projektekre
Néhány szervezet projekt alapokon működik, míg más szervezetek funkcionális osztály alapokon működnek. A szervezeti felépítés típusától függően a projektmenedzser szerepe változhat, mivel a projektmenedzser szerepe nagy felelősséggel és elszámoltathatósággal jár, ez áll szemben a kevésbé elszámoltathatósági szereppel. A funkcionális szervezeteket osztály csoportok, ebben az esetben a projektmenedzsment az osztályon belül működik. Ilyen esetekben a projektmenedzser szerepe és hatásköre nagyon kevés valójában egyfajta projektkoordinátori szerepnek tekinthető.
A mátrix szervezeteket olyan projektek csoportosítják, amelyek a projektmenedzserek számára nagy felelősséget és elszámoltathatóságot jelentenek. A mátrix szervezet a projektorientált és funkcionális szervezet kombinációja. Az erős mátrix jelleg egy projekt alapú szervezet felé mutat és egy gyenge mátrix egy funkcionális szervezet felé irányul. A mátrix jellegtől és típusától függően a projektmenedzser szerepe menedzsment és/vagy koordináció jellegű.
További információkért kérje tájékoztatónkat!
Rövid regisztrációt követően e-mailben küldjük.
Projektmenedzsment támogatás, külföldön
2008 májusában a BRIT TECH Üzleti Tanácsadó Kft. egy partnerének támogatásával lehetőséget kapott, egy külföldi beruházási projektben a projektmenedzsment feladatok teljesítésére. A BRIT TECH Kft. részére ez komoly kihívást jelentett, mert a tanácsadói feladatokat külföldön korábban teljesen ismeretlen körülmények között kellett teljesíteni. A megszerzett tapasztalat alapján újból és újból bebizonyososdott, hogy a döntések minősége függ az infor- máció minőségétől. Ezek alapján belátható, hogy a vállalások nem elég alapos, hiányos lesz a terv, ami komoly kockázatokat jelenthet. Az alapos tervezés ellenére a cégekben, a szervezetekben az erõforrás költségek gyorsabban növekednek, mint a hatékonyság. Az erőforrás- költségek gyorsabb növekedését gyakran csak a projektmenedzsment munkával lehet, a projektszervezetekben felelősséggel kezelni.
Néhány évtizede az emberiségnek rá kellett ébrednie, hogy a föld energiakészlete, kőolaj – földgáz – és kőszénforrásai végesek, kimeríthetők. A népesség növekedésével egyenes arányban nő energiaszükségletünk, nem is beszélve arról, hogy gépesített életmódunk lépten-nyomon elektromos energiát igényel. A szakemberek véleménye megoszlik arról, hogy ilyen ütemű energiaszükséglet – növekedés mellett mennyi ideig lehetnek még elegendők a hagyományos energiaforrásaink, egyesek egy évszázadot, mások azonban csupán egy évtizedet mondanak.
A források apadása napjainkban részben energia tudatosságra és környezetvédelemre készteti az embereket, részben pedig új alternatív energiaforrások bevonására. Egyre nagyobb mértékben terjednek el a szélerőművek, nő a bióüzemanyag gyártására használt növények termőterülete, és ebbe a sorba illeszkedik a napelem is. Ettől kezdve megállíthatatlan a napenergia használatának terjedése mind a nagyiparban, mind a lakossági fogyasztásban. 2007-ben több mint 30 százalékkal bővült a világon a napenergiapiac.